Avant la rencontre
L’Organisateur Organisé s’y prend à l’avance…
1.Informer les participants
- Ecrire et diffuser les invitations
- Fabriquer les feuilles d’inscription
2.Réunir les adultes (enseignants, ATSEM, Parents …) encadrant la manifestation
- Présenter la rencontre (esprit de la rencontre, organisation générale,déroulement de la journée )
- Donner à l’avance à chaque adulte responsable d’un atelier, d’un groupe d’enfants les informations nécessaires au bon déroulement de l’activité
3.Réserver à l’avance
- Prévenir les compagnies de transports
- Réserver les salles ou les équipements sportifs
- Prendre rendez vous avec la presse
4. Prévoir
- La présentation éventuelle des résultats
- Les récompenses éventuelles
- Les goûters
- Les activités de secours ou les annulations en cas de problème météo
5. Vérifier
- Les licences
- La trousse de secours
- Numéros de téléphone des personnes encadrant la manifestation
Pendant la rencontre
Une organisation réussie !
Pour une rencontre réussie, il faut un minimum d’organisation et de méthode.
Le rappel de quelques points essentiels n’est pas inutile.
1 .Informer les participants
- Présenter la journée
- Veiller à ce que tous les participants connaissent les lieux et activités
- Répondre aux questions
2 .Participer
- Respecter le programme
- Respecter les consignes de sécurité
- Observer, conseiller…( arbitrage, grille de poules …)
3. Prévoir et mettre à disposition
- L’utilisation de la pharmacie
- L’eau
- Les goûters éventuels
Après la rencontre
1.Informer les participants
- Écrire et diffuser le compte rendu
2.Ranger
- Le matériel
- Les résultats : ranger les classements, performances… dans un registre des rencontres ( facultatif)
3. Clôturer
- Les comptes : régler les factures
- La rencontre en faisant un bilan avec l’ensemble des adultes présents (parents, ATSEM …) : ce qui a été réussi, ce qui n’a pas été réussi ….
- Envoyer une lettre de remerciements aux partenaires.
Organiser une rencontre